АДМ – 2. Організація документаційного забезпечення управління на підприємстві, в установі, організації
пт 2.1. Складання та оформлення кадрової документації
Тема уроку. Редагування службових документів, вимоги до оформлення.
Тематичне оцінювання.
2. Директору ТОВ «Альфа» Пелепишену А.А. від бухгалтера Петрова А.П. Пояснювальна записка про помилку в заповненні документів 26 серпня 2019 року мною були невірно вказані ціни на продукцію в товарній накладній №432, вони були завищені на 10%. Покупець, побачивши завищені ціни, відмовився приймати товар, в зв'язку з чим він повернувся на склад ТОВ «Альфа». Помилку свою визнаю. Постараюся в майбутньому ставитися більш уважно до роботи і заповнення документів. Петрова А.П. 26.08.2019
ТЕМАТИЧНЕ ОЦІНЮВАННЯ
Завдання висилаємо в особисті повідомлення у Вайбері або на електронну адресу aella@ukr.net
Тематичне оцінювання.
СТИЛІСТИЧНЕ ОФОРМЛЕННЯ ТА РЕДАГУВАННЯ СЛУЖБОВИХ ДОКУМЕНТІВ.
Укладачеві документа буде не важко побудувати стилістичну конструкцію речення чи кількох речень, якщо він матиме у своєму розпорядженні набір таких моделей:
• Доводимо до вашого відома, що ми досі не отримали від Вас протоколи погодження до Нагадуємо, що... договору...
• Повідомляємо, що... ярмарок з продажу взуття та
• Підтверджуємо, що... супутніх товарів відбудеться
• Нагадуємо, що...
Уживати прямий порядок слів у реченні /підмет передує присудкові / у тому випадку, коли логічний наголос падає на об'єкт дії. Вживати зворотний порядок слів /присудок передує підмету / тоді, коли логічний наголос гадає на саму дію.
Для чіткості висловлювання в простих реченнях вживається певний порядок розташування їх членів /означення мають передувати словам, вставні слова краще ставити на початку речення /.
З метою скорочення тексту можна вживати дієприслівникові звороти, за допомогою яких можна сформулювати причини, що викликали прийняття того чи іншого управлінського рішення. Дієприслівниковим зворотом треба починати, а не завершувати фразу. Наприклад: "Враховуючи... Вважаючи... Беручи до увалі... Керуючись... Розглянувши поданий до затвердження проект..."
Замінювати займенники іменниками.
Не вживати емоційних виразів.
В управлінській документації не повинно бути особистого моменту /суб'єктивного ставлення до оцінки фактів, що констатуються у тексті документа /. Тон службового документа - нейтральний.
Слід пам'ятати, що автором управлінського документа є юридична особа і через це його текст викладається від третьої особи. Наприклад:
• фірма просить... •
Дирекція клопочеться...
• колегія ухвалила...
Від першої особи викладаються накази, заяви, службові листи, доповідні й пояснювальні записки, автобіографії.
Кожну нову думку в документі треба починати з абзацу. Текст складних документів /доповіді, інструкції, протоколи / поділяється на складові частини: розділи, пункти та підпункти.
Кожна складова частина нумерується арабськими цифрами з крапками.
Деякі особливості має оформлення таблиць.
Якщо в тексті наведено одну таблицю, то її не нумерують. Якщо таблиць декілька, то над таблицею пишеться слово "Таблиця" з порядковим номером /без знаку № /. Наприклад: "Таблиця 6 - Основні техніко-економічні показники діяльності підприємства". На всі таблиці повинне бути посилання в тексті документа.
Всі службові документи формату А4 незалежно від виду, змісту та значення документа повинні мати заголовок до тексту.
Без заголовків дозволено залишати лише документи на форматі А5 - телеграми, телефонограми, листи, довідки.
Заголовок формулює складач документа. В ньому коротко і точно відображується його основний зміст. Розміщується заголовок у лівому верхньому кутку документа під позначенням автора, номера, дати та виду, після всіх інших постійних реквізитів.
Цей реквізит відбиває головну ідею документа і, як правило, починається з прийменника "про" /про що йдеться в документі /.
Наприклад: "Про придбання факсимільної техніки" "Про надання приміщення в оренду".
Заголовок, полегшує реєстрацію, встановлення виконавця, контроль документа, пошук. Має бути лаконічним і точним, з максимальною повнотою розкривати зміст документа.
Друкується малими літерами через один міжрядковий інтервал. Обсяг заголовка не повинен перевищувати 5 рядків машинописного тексту з довжиною рядка в 28 друкованих знаків. Допускається продовження заголовка при його великому обсязі до межі правого поля документа.
Досить часто службові документи мають додатки, які роз'яснюють, деталізують окремі питання основного документа.
Якщо документ має додатки згадувані в тексті або ті, що пояснюють його зміст, то відмітку про це оформляють за такою формою:
Додаток: на 5 арк. у 3 прим.
Якщо документ має додатки не зазначені в тексті, то їх назви необхідно перелічити із зазначенням кількості сторінок у кожному додатку й кількості їх примірників. Додаток: Дислокація мережі їдалень на 2 арк. у 2 прим. Якщо додатків кілька, вони перелічуються за назвами й нумеруються.
Офіційно-розпорядчі документи оформлюються на папері форматом А4 (297х210 мм) та А5 (148х210 мм).
Для зручності з обох боків сторінки залишаються вільні береги (поля): лівий − 30 мм; правий − 10 мм; верхній та нижній − 20 мм. Тільки перша сторінка документа друкується на бланку, друга і наступні − на чистих аркушах паперу. Якщо текст документа займає не одну сторінку, то на другу сторінку не можна переносити тільки підпис. На другій сторінці має бути не менше двох рядків тексту.
Нумерація сторінок. У документах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, нумерація сторінок починається з другої. Якщо текст документа друкується з одного боку аркуша, то номери проставляються посередині верхнього берега аркуша арабськими цифрами не менше 10 мм від краю. Біля цифр не ставляться ніякі позначки. Якщо текст друкується з обох боків аркуша, то непарні сторінки позначаються у правому верхньому кутку, а парні у лівому верхньому кутку аркуша.
Слово "редагування" походить з латинської мови і означає "приведений до порядку".
Редагування - це аналіз, перевірка, спрямована на виправлення тексту, призначеного для опублікування або для безпосереднього використання його як документа.
Редагування - складний творчий процес. Основна мета редагування - ліквідація мовних помилок. Окрім того, в процесі редагування встановлюється відповідність тексту зокрема і документа загалом різним вимогам: перевіряється фактичний матеріал, оцінюється композиційна будова документа, вдосконалюється його мова і стиль викладу.
Редагування службових документів можливе тільки при високому рівні володіння літературною мовою, навичками та прийомами роботи з документами. Сучасній діловій людині знання щодо правки документів різного призначення та видів вкрай необхідні.
Службова документація охоплює всі сторони життя і діяльності людей, а тому якість службового документа безпосередньо впливає на характер і результати цієї діяльності.
Основа редагування - робота з текстом. Текст повинен будуватися на основі певного послідовного і доказового мислення. При редагуванні текстів застосовують основні логічні закони.
Операції при процесі редагування тексту:
- виправляти помилки;
- вставляти до тексту символи;
- копіювати або переміщувати фрагменти тексту;
- додавати або видаляти фрагменти тексту та інше;
- додавати фотографії, таблиці, діаграми;
- формувати текст до вимог;
- додавання кольору.
Вперше Windows був випущений в світ в 1985 році компанією Microsoft. Протягом 1987-1989 рр. з’явилось велика кількість потужних та зручних програм, працюючи в середовищі Windows, наприклад, Microsoft Word для Windows, Excel і т.д., що обумовлює все зростаючу популярність Windows у користувачів.
Редактор Word компанії Microsoft сьогодні є найпопулярнішою у світі програмою. Word наповнений “швидкими” командами та найсучаснішими засобами, наприклад вбудована програма перевірки правопису і словник синонімів, які допомагають грамотно зіставляти документи; готові шаблони та інше.
Текстовий редактор Word є одним з найпоширеніших текстових редакторів. Це обумовлюється передусім, його численними перевагами, до яких у першу чергу належать широкі функціональні можливості. Важко знайти таку задачу при роботі з текстами, яку не можна було б розв'язати засобами Word.
Текстовий редактор Microsoft Word для Windows (далі просто Word) входить до групи програм Microsoft Office. Крім текстового редактора, ця група включає електронну таблицю Excel і систему управління базою даних Access, тобто основні програми, які можуть використовуватися для формування документообігу в установах. Широкому використанню Word сприяють також вбудовані в нього, засоби перетворення файлів, створених іншими текстовими редакторами, в файли формату Word і навпаки.
• Доводимо до вашого відома, що ми досі не отримали від Вас протоколи погодження до Нагадуємо, що... договору...
• Повідомляємо, що... ярмарок з продажу взуття та
• Підтверджуємо, що... супутніх товарів відбудеться
• Нагадуємо, що...
Уживати прямий порядок слів у реченні /підмет передує присудкові / у тому випадку, коли логічний наголос падає на об'єкт дії. Вживати зворотний порядок слів /присудок передує підмету / тоді, коли логічний наголос гадає на саму дію.
Для чіткості висловлювання в простих реченнях вживається певний порядок розташування їх членів /означення мають передувати словам, вставні слова краще ставити на початку речення /.
З метою скорочення тексту можна вживати дієприслівникові звороти, за допомогою яких можна сформулювати причини, що викликали прийняття того чи іншого управлінського рішення. Дієприслівниковим зворотом треба починати, а не завершувати фразу. Наприклад: "Враховуючи... Вважаючи... Беручи до увалі... Керуючись... Розглянувши поданий до затвердження проект..."
Замінювати займенники іменниками.
Не вживати емоційних виразів.
В управлінській документації не повинно бути особистого моменту /суб'єктивного ставлення до оцінки фактів, що констатуються у тексті документа /. Тон службового документа - нейтральний.
Слід пам'ятати, що автором управлінського документа є юридична особа і через це його текст викладається від третьої особи. Наприклад:
• фірма просить... •
Дирекція клопочеться...
• колегія ухвалила...
Від першої особи викладаються накази, заяви, службові листи, доповідні й пояснювальні записки, автобіографії.
Кожну нову думку в документі треба починати з абзацу. Текст складних документів /доповіді, інструкції, протоколи / поділяється на складові частини: розділи, пункти та підпункти.
Кожна складова частина нумерується арабськими цифрами з крапками.
Деякі особливості має оформлення таблиць.
Якщо в тексті наведено одну таблицю, то її не нумерують. Якщо таблиць декілька, то над таблицею пишеться слово "Таблиця" з порядковим номером /без знаку № /. Наприклад: "Таблиця 6 - Основні техніко-економічні показники діяльності підприємства". На всі таблиці повинне бути посилання в тексті документа.
Всі службові документи формату А4 незалежно від виду, змісту та значення документа повинні мати заголовок до тексту.
Без заголовків дозволено залишати лише документи на форматі А5 - телеграми, телефонограми, листи, довідки.
Заголовок формулює складач документа. В ньому коротко і точно відображується його основний зміст. Розміщується заголовок у лівому верхньому кутку документа під позначенням автора, номера, дати та виду, після всіх інших постійних реквізитів.
Цей реквізит відбиває головну ідею документа і, як правило, починається з прийменника "про" /про що йдеться в документі /.
Наприклад: "Про придбання факсимільної техніки" "Про надання приміщення в оренду".
Заголовок, полегшує реєстрацію, встановлення виконавця, контроль документа, пошук. Має бути лаконічним і точним, з максимальною повнотою розкривати зміст документа.
Друкується малими літерами через один міжрядковий інтервал. Обсяг заголовка не повинен перевищувати 5 рядків машинописного тексту з довжиною рядка в 28 друкованих знаків. Допускається продовження заголовка при його великому обсязі до межі правого поля документа.
Досить часто службові документи мають додатки, які роз'яснюють, деталізують окремі питання основного документа.
Якщо документ має додатки згадувані в тексті або ті, що пояснюють його зміст, то відмітку про це оформляють за такою формою:
Додаток: на 5 арк. у 3 прим.
Якщо документ має додатки не зазначені в тексті, то їх назви необхідно перелічити із зазначенням кількості сторінок у кожному додатку й кількості їх примірників. Додаток: Дислокація мережі їдалень на 2 арк. у 2 прим. Якщо додатків кілька, вони перелічуються за назвами й нумеруються.
Офіційно-розпорядчі документи оформлюються на папері форматом А4 (297х210 мм) та А5 (148х210 мм).
Для зручності з обох боків сторінки залишаються вільні береги (поля): лівий − 30 мм; правий − 10 мм; верхній та нижній − 20 мм. Тільки перша сторінка документа друкується на бланку, друга і наступні − на чистих аркушах паперу. Якщо текст документа займає не одну сторінку, то на другу сторінку не можна переносити тільки підпис. На другій сторінці має бути не менше двох рядків тексту.
Нумерація сторінок. У документах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, нумерація сторінок починається з другої. Якщо текст документа друкується з одного боку аркуша, то номери проставляються посередині верхнього берега аркуша арабськими цифрами не менше 10 мм від краю. Біля цифр не ставляться ніякі позначки. Якщо текст друкується з обох боків аркуша, то непарні сторінки позначаються у правому верхньому кутку, а парні у лівому верхньому кутку аркуша.
Слово "редагування" походить з латинської мови і означає "приведений до порядку".
Редагування - це аналіз, перевірка, спрямована на виправлення тексту, призначеного для опублікування або для безпосереднього використання його як документа.
Редагування - складний творчий процес. Основна мета редагування - ліквідація мовних помилок. Окрім того, в процесі редагування встановлюється відповідність тексту зокрема і документа загалом різним вимогам: перевіряється фактичний матеріал, оцінюється композиційна будова документа, вдосконалюється його мова і стиль викладу.
Редагування службових документів можливе тільки при високому рівні володіння літературною мовою, навичками та прийомами роботи з документами. Сучасній діловій людині знання щодо правки документів різного призначення та видів вкрай необхідні.
Службова документація охоплює всі сторони життя і діяльності людей, а тому якість службового документа безпосередньо впливає на характер і результати цієї діяльності.
Основа редагування - робота з текстом. Текст повинен будуватися на основі певного послідовного і доказового мислення. При редагуванні текстів застосовують основні логічні закони.
Операції при процесі редагування тексту:
- виправляти помилки;
- вставляти до тексту символи;
- копіювати або переміщувати фрагменти тексту;
- додавати або видаляти фрагменти тексту та інше;
- додавати фотографії, таблиці, діаграми;
- формувати текст до вимог;
- додавання кольору.
Вперше Windows був випущений в світ в 1985 році компанією Microsoft. Протягом 1987-1989 рр. з’явилось велика кількість потужних та зручних програм, працюючи в середовищі Windows, наприклад, Microsoft Word для Windows, Excel і т.д., що обумовлює все зростаючу популярність Windows у користувачів.
Редактор Word компанії Microsoft сьогодні є найпопулярнішою у світі програмою. Word наповнений “швидкими” командами та найсучаснішими засобами, наприклад вбудована програма перевірки правопису і словник синонімів, які допомагають грамотно зіставляти документи; готові шаблони та інше.
Текстовий редактор Word є одним з найпоширеніших текстових редакторів. Це обумовлюється передусім, його численними перевагами, до яких у першу чергу належать широкі функціональні можливості. Важко знайти таку задачу при роботі з текстами, яку не можна було б розв'язати засобами Word.
Текстовий редактор Microsoft Word для Windows (далі просто Word) входить до групи програм Microsoft Office. Крім текстового редактора, ця група включає електронну таблицю Excel і систему управління базою даних Access, тобто основні програми, які можуть використовуватися для формування документообігу в установах. Широкому використанню Word сприяють також вбудовані в нього, засоби перетворення файлів, створених іншими текстовими редакторами, в файли формату Word і навпаки.
ЗАВДАННЯ: РЕДАГУВАТИ ДОКУМЕНТИ ЗГІДНО ВИМОГ.
1. Директору Приватного підприємства "Мрія Вікторії" прізвище П.І. по Б. _______________________ (посада прізвище в родовому відмінку) ЗАЯВА на звільнення за власним бажанням Прошу звільнити мене із займаної посади __________________________________ "___"______________20___ року відповідно до п.1 ст. 36 КЗпП України за власним бажанням. Прізвище на ініціали Дата написання підпис2. Директору ТОВ «Альфа» Пелепишену А.А. від бухгалтера Петрова А.П. Пояснювальна записка про помилку в заповненні документів 26 серпня 2019 року мною були невірно вказані ціни на продукцію в товарній накладній №432, вони були завищені на 10%. Покупець, побачивши завищені ціни, відмовився приймати товар, в зв'язку з чим він повернувся на склад ТОВ «Альфа». Помилку свою визнаю. Постараюся в майбутньому ставитися більш уважно до роботи і заповнення документів. Петрова А.П. 26.08.2019
ТЕМАТИЧНЕ ОЦІНЮВАННЯ
Завдання висилаємо в особисті повідомлення у Вайбері або на електронну адресу aella@ukr.net
Немає коментарів:
Дописати коментар